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¿Qué?¿Cómo?¿Cuándo?¿Dónde?

Caso de la vida real:

Cliente: Por favor, ¿me envías unas muestras del producto puro a esta dirección?

Proveedor: Si

Resultado las muestras no llegaron


Cliente: Sr. Proveedor, ¿Qué pasó?

Proveedor: Yo no podía hacerlo, le informé a mi jefe

Cliente: ¿Por que no me informó a mí? Además, usted se comprometió a realizar la entrega.

Proveedor: Yo nunca me comprometí y le informé a mi jefe que no podía por que estaba muy ocupada…

Resultado: La muestra no llegó a tiempo. La muestra que llegó no fue la solicitada. El negocio se perdió y la empresa y el cliente dejaron de percibir ingresos importantes en el momento adecuado (probablemente el cliente buscará otro proveedor).


¿Le ha pasado?


Aún cuando nos enseñaron en el colegio y la universidad los elementos fundamentales de la comunicación (Emisor, Canal y Receptor) y los elementos mínimos que deben existir para ser claro (Qué, cuándo, cómo y dónde) estos los dejamos pasar por la velocidad en la que vivimos. ¿Por qué? Porque nos parece obvio lo que estamos diciendo y que el mensaje está entendido. Porque suponemos que la otra persona tiene el mismo compromiso que yo tengo y que la importancia de la transacción es la misma para ambas partes.


Muchas cosas pueden suceder: No se está prestando atención, no se da la relevancia adecuada al mensaje, no se quiere, el compromiso no existe….En fin, razones pueden ser miles como los colores. La gran pregunta es ¿Qué hacer para que la comunicación (inadecuada) no sea una fuente de problemas y conflictos dentro de una organización?

En los negocios se debería siempre verificar 5 elementos básicos:

¿Qué? Es lo que se necesita, producto, servicio. Descrito adecuadamente.

¿Cuándo? Momento de entrega requerido.

¿Cómo? Medio para la entrega, método de transporte, envase, empaque embalaje.

¿Dónde? Sitio de entrega físico o electrónico.

Aún si el emisor expresa estos requisitos claramente (o así lo considera) es posible que quien recibe el mensaje interprete algo diferente, por lo tanto es importante un paso final para asegurar la buena comunicación y es verificar; preguntar si lo expresado es lo entendido. Y para dejar absolutamente claro, escribirle al receptor los elementos claves (Qué, cómo, cuándo, dónde) y en este mundo donde nos comunicamos principalmente por chat (el cual borramos frecuentemente) es recomendable dejar una constancia física o, por lo menos, en un correo electrónico que permanece.


¿Qué? ¿Cómo? ¿Cuándo? ¿Dónde?

Parece simple...


 


Por: Francisco Alejandro Escobar Mejía


- Master en Ciencias de administración, Administrador de empresas agropecuarias, bilingüe con experiencia en liderazgo de compañías de diferentes sectores; con fortalezas en finanzas, proyectos, sistemas de gestión, tecnología y liderazgo de equipos de trabajo.

- Director del Grupo de apoyo para personas con depresión

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